Con presencia en más de 50 países, AUREN es una importante consultora internacional que brinda servicios de auditoría, outsourcing, consultoría y finanzas corporativas. La filial argentina planteo un proyecto de cambio del sistema ERP en busca de eficiencia y mejora en los procesos internos de la consultora para apoyar el crecimiento sobre bases sólidas.

DESARROLLO DEL CASO

LA PROBLEMÁTICA: OPORTUNIDAD DE MEJORA

El crecimiento sostenido llevó a AUREN Argentina a considerar mejorar los procesos para optimizar tiempos de trabajo y agilizar la toma de decisiones. La firma poseía un sistema de gestión para la administración, un sistema de carga de tiempos y un sistema de gestión comercial (CRM) desintegrados, lo que generaba duplicidad de tareas y pérdida de tiempo a la hora de elaborar la información para la gestión.

¿POR QUÉ INFOGESTIÓN?

Un cambio de sistema de gestión, genera un impacto transversal en la organización ya que se trabajan sobre los procesos e impacta en las distintas áreas que participan del mismo. Es importante tener conocimiento de dichos procesos, y saber gestionar el cambio para lograr los resultados esperados.

El equipo de profesionales y la experiencia en este tipo de proyectos, fue uno de los motivos por lo que se eligió a Infogestión como el aliado que llevaría adelante la implementación de la solución.

LA SOLUCIÓN

Para el proyecto de cambio se eligió Plataforma ERP, una solución integral que contempla las actividades que realiza la consultora.

Una de las razones por la que se eligió esta herramienta, fue la trayectoria con la que cuenta el software y el respaldo de contar con un aliado en tecnología y gestión.

Por otro lado, se adapta perfectamente al funcionamiento de Auren ya que permite crear contratos para representar los proyectos que la consultora tiene con los clientes y en donde los consultores a través del módulo web realizan la carga de tiempos de forma remota. Además, el área de administración toma de ese contrato las fechas y el monto de facturación correspondiente de ese proyecto. Así mismo, contiene un módulo de gestión de relaciones comerciales embebido dentro del sistema, logrando la integración de la información buscada en este proyecto de cambio.

FICHA TÉCNICA

  • Rubro: Servicios
  • Productos adquiridos: Plataforma ERP
  • Módulos implementados:
  • Cantidad de usuarios del sistema: 20 usuarios y hasta 150 usuarios de carga de tiempos web.

LA IMPLEMENTACIÓN Y LOS RESULTADOS

La primera actividad del proyecto fue crear un equipo que lidere el cambio, tanto de parte de Auren como de Infogestión.

“Una de las causas más importantes del éxito del proyecto es el equipo que se formó entre Auren e Infogestión. Distintos niveles jerárquicos, distintos roles, distintas áreas; todos comprometidos de igual forma” concluía Diego Erben, Gerente de Infogestión.

Se realizó un proceso de implementación de tres meses para las etapas de:

  • Relevamiento de los circuitos y procesos administrativos
  • Parametrización del sistema y armado de modelo para AUREN
  • Capacitación a los usuarios

Una vez concluidas estas etapas, Infogestión acompañó durante la puesta en marcha por un mes asistiendo a la administración y consultores en las operaciones que realizan en el sistema.

“El rol de Infogestión fue fundamental en la implementación de la Plataforma. Con reuniones de mapeo, seguimiento y siempre proponiendo ideas de mejora, todo esto apoyado en un buen grupo humano lo que hizo que este proceso de implementación sea muy ameno y productivo.”
Marcelo Perez Aquino, Gerente de administración de Auren.

BENEFICIOS

Los beneficios que se obtuvieron gracias al cambio de software y la exitosa implementación del mismo, las enumera Marcelo en la siguiente lista:

  • Eliminamos duplicidades
  • Disminuimos de tiempos en la toma de decisiones
  • Tenemos acceso inmediato a la información
  • Logramos mayor control y trazabilidad
  • Mejoramos la comunicación interna
  • Logramos seguridad en la información de gestión
  • Optimizamos los procesos
  • Posibilidad de compartir información entre distintos miembros y áreas de la organización
  • Eliminación de datos y operaciones innecesarias

LA PROYECCIÓN Y EL FUTURO

“En Auren nos proponemos crecer año a año, como lo hemos venido haciendo, por lo que este cambio de sistema de gestión, como comentaba anteriormente fue en la búsqueda de lograr un crecimiento ordenado para hacerlo sostenido en el tiempo, con innovación, tecnología y ayudando en la integración e interacción de las oficinas a nivel nacional.»