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Presupuesto y Planificación, herramientas olvidadas en momento de crisis

Una de las actividades más importantes de cada organización es la planificación. Se trata de proyectar el futuro de la organización que se desea alcanzar, y la manera de poder abordarlo.

Esto implica determinar los objetivos a nivel organizacional, y en cada una de las áreas, buscando la integración de las mismas; elaborar las estrategias para alcanzar dichos objetivos y planificar los recursos, actividades y demás variables en pos de reducir la incertidumbre de su comportamiento dado que entran en juego para llegar a ese futuro deseado.

Todas las áreas de la empresa deben estar alineadas a los objetivos de la dirección. De esos objetivos surgirá el Plan comercial, con la proyección de ventas  y los gastos de comercialización para alcanzarlas. Conjuntamente con este plan aparece vinculado el Plan de producción y abastecimiento, en empresas industriales o comerciales; o de planificación de recursos en empresas de servicio.

La herramienta que se dispone para lograr el control de las variables consideradas en la planificación es el Presupuesto. Esta herramienta, materializa la estrategia de la empresa determinando indicadores y ciertos rendimientos esperados, para un determinado período de tiempo, que indica si la operatoria de la empresa va por el camino deseado. Y en caso de no cumplirse con lo esperado, ayuda a detectar a tiempo los desvíos para tomar acciones correctivas.

En un contexto cada vez más cambiante y hostil, esta herramienta es bastante relegada y pocas veces se utiliza en las Pymes. ¿Será por desconocimiento? ¿Porque es difícil su aplicación? ¿O porque no se disponen de herramientas para su aplicación?

La realidad es que de una manera u otra, cada empresario tiene en su cabeza la planificación para la empresa; y sabe cuándo está bien o mal. Lo difícil es hacer el ejercicio de plantear los objetivos, acordarlos y consensuarlos con las personas intervinientes en la organización, para trabajar en pos de ellos. Y más difícil aún es revisar periódicamente el cumplimiento de los objetivos y trabajar en acciones para llegar a ellos.

En materia de herramientas para su implementación, quien debe brindar la posibilidad de poder generar un presupuesto y controlar con lo que realmente se ejecuta son los sistemas de gestión integral (ERP). Este tipo de sistemas, aunque no todos los que existen en el mercado, cuentan con la posibilidad de determinar un presupuesto a nivel empresa, ventas, compras y distintas áreas, y controlar con lo efectivamente realizado que surgirá de las registraciones de las operaciones diarias.

Para complementar a este sistema en el análisis de la información, aparecen las herramientas de Business Intelligence. Las mismas brindan la posibilidad de armar tableros de comando, con los indicadores de rendimiento para monitorear lo planificado con lo real, e incluso armar escenarios ficticios proyectados, simulando el comportamientos de variables que entren en juego en el análisis (más conocido como Análisis What If?).

Si bien las herramientas están, el cambio es cultural y debe venir de la dirección de la empresa; y como todo proceso de cambio lleva su tiempo y esfuerzo para pasar de una gestión basada en el día a día, a una gestión por resultados. Más allá de eso, las Pymes hoy en día no se pueden dar el lujo de NO planificar sus acciones y recursos, estar en el detalle de los gastos y las inversiones que realiza sin saber hacia dónde se dirigen.

Si no sabes hacia donde se dirige tu barco, ningún viento te será favorable” – Séneca.

 

Venancio Irigoyen.

Consultor de Infogestión